• 0(324) 325 33 00
    • disiliskiler@toros.edu.tr
    • Türkçe
    • English

    İş Akışı

                         ERASMUS+ ÖĞRENİM HAREKETLİLİĞİ GİDEN ÖĞRENCİ İŞ AKIŞ ŞEMASI

     

    Toros Üniversitesi Dış İlişkiler Koordinatörlüğü tarafından yayınlanan Erasmus+ hareketliliği listesi asil adayları tarafından takip edilmesi gereken iş akış şeması aşağıdaki gibidir:

     

     

     

     

     

     

     

     

    H

    A

    R

    E

    K

    E

    T

    L

    İ

    L

    İ

    K

     

    B

    A

    Ş

    L

    A

    M

    A

    D

    A

    N

     

    Y

    A

    P

    I

    L

    A

    C

    A

    YAPILMASI GEREKENLER

    BİLGİ VE BELGELER

    SORUMLU OLAN

    KİŞİ/KURUM

    a) Öğrencinin bölüm koordinatörü ile randevu alarak iletişime geçmesi, değişime gideceği

    kurumda alabileceği dersleri gözden geçirmesi

     

    Öğrenci, TU Bölüm Koordinatörü

    b) Erasmus+ Değişim Hareketliliğinin

    gerçekleştirilecek Üniversiteye öğrencinin bilgilerinin iletilmesi (aday gösterilme - nominasyon)

    Öğrencinin eposta, bölüm, sınıf, not ortalaması, dil puanı ve doğum tarihi gibi bilgilerinin karşı kuruma

    eposta ile iletilmesi

    TU Dış İlişkiler

    Koordinatörü

    c) Yerleşilen Üniversitenin başvuru evraklarının,

    müfredat programının, ders içeriklerinin, son başvuru tarihlerinin öğrenilmesi

    Karşı Kurum ilgili web sayfası

    Öğrenci

    d) Başvuru için gereken belgelerin zamanında ve üniversitenin istediği şekilde hazırlanması

    Gerekli belgelerin karşı

    kurum web sayfasından öğrenilmesi

    Öğrenci

    e) Öğrenim Anlaşmasının (Learning Agreement) ders eşdeğerlikleri göz önüne alınarak öğrenci

    ile birlikte hazırlanması

    Öğrenim Anlaşması

    Öğrenci, TU Bölüm Koordinatörü

    f) Öğrenim Anlaşması ve başvuru için gerekli belgeler ile birlikte karşı kuruma gönderilmesi

    (e-posta ve/veya posta)

    Gerekli belgeler – öğrenim anlaşması

    Öğrenci

    g) Karşı kurum istiyor ise Dil Belgesinin temin edilmesi (Yabancı Diller Yüksekokulunun düzenlediği sınava girmiş olanlar için)

    Dil Belgesi e-posta ile Dış İlişkiler

    Koordinatörlüğünden

    talep edilir

    Öğrenci, Dış İlişkiler Koordinatörlüğü

    h) Kabul Belgesinin (Letter of Acceptance) ve onaylanmış Öğrenim Anlaşmasının değişime gidilecek kurum tarafından gönderilmesini

    beklemek

    İmzalı Öğrenim Anlaşması, Kabul Belgesi

    Öğrenci, Karşı Kurum Koordinatörlüğü

    i) Yönetim Kurulu Kararının çıkartılması

    (Öğrenci Görevlendirmesi ve İntibak Raporu) – Araştırma Görevlilerinin hem personel hem öğrenci olarak YKK çıkartması gerekmektedir.

    Öğrenim Anlaşması, Dilekçe

    Öğrenci, İlgili Akademik Birimi, Öğrenci İşleri

    j) Öğrenci işlerinden yeni tarihli Transkript

    Belgesi alınması

     

    Öğrenci, Öğrenci İşleri

    k) Hibe destek yazısının Dış İlişkiler

    Koordinatörlüğünden temin edilmesi

    Hibe belgesi e-posta ile Dış İlişkiler

    Koordinatörlüğünden talep edilir, e-posta ekinde Kabul Belgesi (Letter of Acceptance) de

    yer almalıdır.

    Öğrenci, Dış İlişkiler Koordinatörlüğü

    l) Vize başvurusunun yapılması

    Vize için gerekli belgeler (İlgili Konsolosluk veya Büyükelçilikten bilgi

    alınması)

    Öğrenci

     

    K

    L

    A

    R

    m) Seyahat Sigortası ve ayrıca ayakta ve yatarak tedaviyi kapsayan, minimum 30.000 € teminatlı Sağlık Sigortasının yapılması

    Sigortalar için gerekli

    belgeler, bazı sigortalar iki sigortayı tek poliçede sunmaktadır

    Öğrenci

    n) Garanti Bankası İstiklal Şubesi Vadesiz Euro hesabının açılması

    Hesap açma için gerekli belgeler

    Öğrenci

    o) Tüm belgeler tamamlandıktan sonra hibe sözleşmesi için Dış İlişkiler

    Koordinatörlüğünden randevu alınması

    Hibe sözleşmesinin yapılması için Dış İlişkiler Koordinatörlüğünden eposta ile randevu alınması

    (disiliskiler@toros.edu.tr)

    Öğrenci

    p) Gerekli tüm belgeler ile Dış İlişkiler

    Koordinatörlüğünde hibe sözleşmesinin imzalanması ve dosyasının açılması

    Belgeler:

    Karşı kurum davet

    mektubu, tüm tarafların imzalamış olduğu

    Öğrenim Anlaşması, Yönetim Kurulu Kararı, Transkript, Vize, Vadesiz Euro Hesabı, Sağlık Seyahat Sigortası ve OLS gidiş sınav sonucu çıktısı

    Öğrenci, Dış İlişkiler Koordinatörlüğü

    r) OLS (Online Language Support – Çevrimiçi Dil Desteği) sınav linki öğrenciye gönderilir ve

    öğrenci sınavı tamamladıktan sonra dosyasına eklenmek üzere sınav sonucunu Dış İlişkilere e- posta ile iletir.

    OLS sınavına ilişkin bilgi Dış İlişkiler

    Koordinatörlüğü tarafından öğrencinin e- posta adresine

    gönderilmektedir

    Dış İlişkiler

    Koordinatörlüğü, Öğrenci

    s) Tüm belgelerin tamamlanması sonucunda öğrencinin sunmuş olduğu vadesiz Euro

    hesabına hesaplanmış olan toplam hibenin

    %80’inin yatırılması

    -

    Dış İlişkiler

    Koordinatörlüğü

    t) Öğrencinin, kendi akademik birimi Öğrenci İşleri’ne danışarak kayıt döneminde kayıt yaptırmasının gerekli olup olmadığının

    öğrenilmesi

    -

    Öğrenci

     

    H

    A

    R

    E

    K

    E

    T

    L

    İ

    L

    İ

    K

     

    a) Öğrenim Anlaşmasında herhangi bir ders değişikliği söz konusu ise “During Mobility”

    kısmının doldurularak karşı kurumdaki ilgili kişi ve TU’daki bölüm koordinatörü ve bölüm başkanı tarafından 1 ay içerisinde imzalanması

     

    Öğrenim Anlaşması

    “During Mobility” bölümü

     

    Öğrenci, Karşı Kurum, TU Bölüm

    Koordinatörü

     

    b) Ders değişikliği olmuş ise Yeni Yönetim Kurulu Kararının çıkartılması

     

    Öğrenim Anlaşmasının imzalanmış “During Mobility” bölümü ile birlikte iletilmesi

     

    Öğrenci, TU Bölüm Koordinatörü İlgili Akademik Birim

     

    E

    S

    N

    A

    S

    I

    N

    D

    A

     

    c) Hareketliliğin sonunda karşı kurumdan kalış tarihlerini gösterir belgenin (Confirmation of Stay) alınması

     

     

    “Confirmation of Arrive”

     

     

    Öğrenci, Karşı Kurum

     

     

     

     

     

     

    H

    A

    R

    E

    K

    E

    T

    L

    İ

    L

    İ

    K

     

     

     

    S

    O

    N

    R

    A

    S

    I

    a) Karşı kurumdan Transkript belgesinin temin edilmesi

    Orijinal veya taranarak e- posta ile iletilmiş

    transkript

    Öğrenci, Karşı Kurum

    b) Karşı kurum tarafından düzenlenmiş olan Öğrenim Anlaşmasının “After Mobility”

    kısmının TU’daki Bölüm Koordinatörü tarafından imzalanması (öğrenciye Transkript

    sunulduğu takdirde zorunlu değildir)

    Öğrenim Anlaşması “After Mobility” bölümü

    Karşı Kurum, Öğrenci, TU Bölüm

    Koordinatörü

    c) Transkriptin bir nüshasının öğrenci tarafından

    kendi Öğrenci İşlerine iletilmesi

    Transkript

    Öğrenci

    d) Not dönüşümü vb. işlemlerin ilgili Öğrenci İşleri tarafından yapılması

    Transkript, Öğrenim Anlaşması

    Öğrenci İşleri

    e) Otomatik olarak e-posta ile gelecek olan OLS final sınavının tamamlanması

    Online OLS sınavı

    Öğrenci

    f) Avrupa Komisyonu tarafından öğrencinin e-

    posta adresine otomatik olarak gönderilecek “Çevrimiçi AB Anketi”nin doldurulması

    Online anket

    Öğrenci

    g) Erasmus+ değişim hareketliliğinin tamamlanması ve dosyanın kapatılması için Dış İlişkiler Koordinatörlüğünden randevu alınması

    Dış İlişkiler

    Koordinatörlüğünden eposta ile randevu alınması

    (disiliskiler@toros.edu.tr)

    Öğrenci

    h) Randevu tarih ve saatinde ilgili belgeler ile Dış İlişkiler Koordinatörlüğünün ziyaret edilmesi

    İlgili Belgeler: Confirmation of Stay, Öğrenim Anlaşmasının son hali (After Mobility), transkript, öğrenim anlaşmasında değişiklik

    olmuş ise During Mobility ve yeni Yönetim Kurulu

    Kararı, pasaportun aslı ve ülke giriş-çıkış sayfalarının fotokopisi, OLS dönüş

    sınavı sonuç çıktısı

    Öğrenci, Dış İlişkiler Koordinatörlüğü

    i) Öğrenci derslerinden en az 2/3 başarı sağladıysa ve dönüş belgelerini eksiksiz teslim

    ettiyse öğrenciye arta kalan tutar ödenir.

     

    Dış İlişkiler

    Koordinatörlüğü

    j) Öğrenci derslerinden en az 2/3 başarı sağlamadıysa kalan hibe ödenmez, fazla ödeme

    yapıldı ise iade istenir.

     

    Dış İlişkiler

    Koordinatörlüğü